Perbedaan antara Procurement dengan Purchasing

Banyak orang yang seringkali tertukar ketika menyebut istilah Procurement dan Purchasing, hal ini dapat juga ditemukan di lingkungan kerja kita karena tidak jelasnya batasan penggunaan kata istilah tersebut. Meskipun mempunyai beberapa kesamaan ke-dua kata tersebut sebenarnya memilik makna yang cukup berbeda. Oleh karena itu, dalam tulisan ini akan lebih lanjut dijelaskan mengenai perbedaanya yang cukup mendasar.

Procurement
 
Procurement mencakup proses pemilihan vendor/penyedia barang&jasa, membuat negosiasi dan kesepakatan jangka waktu pembayaran (term of payment), penilain barang/ jasa, pemilihan vendor dengan mengadakan tender, merumuskan kontrak dan melakukan pembelian barang/jasa yang dibutuhkan. Tugas pokok procurement dapat dikatakan juga merupakkan proses menyeluruh dari siklus pengadaan, atau istilahnya Procure-to-pay . Siklus ini dimulai dari mengumpulkan kebutuhan permintaan barang/jasa dari unit atau departemen lain (Requirement Determination) hingga memproses pembayaran (payment) ke vendor.

Dalam melakukan setiap pembelian ke vendor, pihak procurement akan selalu menerbitkan dokumen PO yang sangat penting sebagai legal dokumen order ke vendor. PO ini juga harus bisa di track atau dilacak oleh procurement, memastikan setiap detail order barang/jasa terpenuhi sesuai permintaanya.

Namun ada yang perlu di ingat, bahwa siklus Procurement dapat berbeda antara entitas bisnis, tergantung nature/sifat industrinya serta besar - kecilnya suatu organisasi.
Sebagi contoh, dalam industri skala kecil tidak perlu melakukan Requirement determination.

Purchasing

Purchasing dapat dikatakan salah satu bagian tugas dari procurement. Istilah Purchasing secara sederhana hanya untuk membeli barang atau jasa. Terkadang purchasing juga menerima tagihan dan membayarkannya ke pihak vendor.

Beberapa kegiatan yang terkait dengan Purchasing adalah:
    - Membuat dan mengurus PO ke vendor
    - Advance Shipment Notice
    - Penerimaan Barang
    - Menerima dan menginput tagihan
    - Melakukan 3-Way Match
    - Pembayaran ke vendor/supplier

Tidak seperti keseluruhan siklus Procure-To-pay , langkah-langkah yang berkaitan dengan purchasing di atas tidak perlu dikaitkan dengan besar atau kecilnya sebuah perusahaan/organisasi bisnis, melainkan hanya sebuah kegiatan dasar dan rutin yang terus dilakukan.